Stellenangebote

Sekretär/in

WER sind wir

Die Hausverwaltung Potzler GmbH ist eine der großen inhabergeführten Immobilienverwaltungen in München. Wir verwalten und betreuen mit einem Team von 25 Mitarbeitern mehrere Tausend Wohnungen, Garagen und Gewerbeeinheiten in ganz Bayern mit Schwerpunkt in der Landeshauptstadt.

WO befinden wir uns

Unsere verkehrsgünstig zentral in München-Schwabing gelegenen Büroräume sind von Wohngebäuden und Grün eingerahmt und bieten abgewandt von den Verkehrsadern der Stadt ein ruhiges und stressfreies Arbeitsumfeld.

WOZU brauchen wir Verstärkung

Aufgrund unseres jährlichen Wachstums, möchten wir unser Sekretariat zukunftssicher gestalten und suchen SIE als Unterstützung für unser Team aus erfahrenen und jungen Mitarbeiter*innen in der Teamassistenz mit Sekretariat.

WORUM geht es bei der Stelle

Sie erwartet ein spannendes und weitläufiges Aufgabenfeld, an das Sie durch hilfsbereite Kollegen herangeführt und eingearbeitet werden. Schritt für Schritt erlernen bzw. wenden Sie Ihr Wissen an, und Pflegen mit einem offenen Ohr für die Sorgen und Nöte unser Eigentümer die Kundenkontakte, nehmen Anliegen auf und bearbeiten diese eigenverantwortlich oder in Zusammenarbeit mit Kollegen und Kolleginnen. Sie organisieren Termine, führen Schriftverkehr mit Kunden und Dienstleistern, organisieren und entwickeln die Digitalisierung im Unternehmen und koordinieren in Zusammenarbeit mit unseren Fachabteilungen und einem Projektteam eigenverantwortlich Schadenfälle in unseren Verwaltungsobjekten.

Einige Beispiele:

– Schrift- und Telefonverkehr mit Kunden, Lieferanten, Dienstleistern und Behörden führen

– Aufnahme von Neuanlagen anhand von Teilungserklärung und Unterlagen von Vorverwalter oder Bauträger in administrativer Hinsicht durchführen.

– Stammdatenverwaltung und Pflege

– Vorbereitungen und Archivierung von Rechtsfällen

– Unterstützung und Zuarbeit der Geschäftsführer

– Rechnungsprüfungen mit Beiräten und Rechnungsprüfern in Zusammenarbeit mit den Fachabteilungen terminieren und die Organisation sicherstellen

– Vereinzelt Teilnahme an Eigentümerversammlungen, dabei Feststellen der Beschlussfähigkeit, Stimmauszählung bei Abstimmungen, Protokollvorbereitung und Mitschrift

– Eigenverantwortliche Bearbeitung und Abwicklung von Schadensfällen in Zusammenarbeit mit dem Projektteam der Versicherung oder des Versicherungsgroßmaklers

– Ablaufverfolgung und Fristenkontrolle

– Urlaubs- und Terminplanung in Zusammenarbeit mit der Lohnbuchhaltung

– Digitalisieren und Zuordnen der Eingangspost und deren Kategorisierung

– Betreuung und Weiterentwicklung unseres DMS

– Aktualisierung und Pflege der digitalen Service Angebote für unsere Kunden

WAS ist unsere Erwartung

Wir leben von unseren Kunden und arbeiten hart, um dem Anspruch eines Dienstleisters in Zeiten von Corona und Digitalisierung gerecht zu werden. Freundlichkeit, der Elan zum Umgang mit Problemen, das Treffen von eigenen Entscheidungen, Affinität zu Zahlen sowie Selbstständigkeit erleichtern die Arbeit ebenso wie gute Kenntnisse der Deutschen Sprache in Wort und Schrift sowie eine ausgeprägte Befähigung in einem Team zusammenzuarbeiten um gemeinsam ein gutes Endergebnis zu erzielen.

WAS bieten wir

Wir sehen unsere Mitarbeiter als wichtige Unternehmensressource. Wir möchten jedem die Möglichkeit geben, Beruf und Familie zu vereinbaren, weshalb wir Wert auf flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein Umfeld legen, das zum gemeinsamen Arbeiten einlädt und jedem Mitarbeiter Raum lässt um seine Ideen mit einzubringen.

Wir bieten einen krisensicheren Arbeitsplatz, leistungsrechtes Gehalt und interessante Weiterbildungsangebote in einem erfahrenen und freundlichen Team.

Einige Beispiele:

– Moderne Arbeitsplätze
– Digitales Arbeiten
– Gleitzeit Regelungen
– Homeoffice Regelungen
– Kostenfreie Getränke

WANN geht es los

Es soll ausreichend Zeit zur Weitergabe des vorhandenen Know-how aus jahrelanger Erfahrung und ein angemessenes Zeitfenster zur Verfügung stehen, um schrittweise die Einarbeitung und das Einfinden in die neuen Strukturen zu vollziehen. Deshalb bieten wir die Stelle bereits ab 01.05.2020 an.

BEWERBUNG

Vorerfahrungen mit Immobilien oder aus einem kaufmännischen Beruf erleichtern den Einstieg sind aber keine zwingende Voraussetzung.

Sie kommen aus dem Versicherungs- oder Bankenbereich? Sie waren in einem branchenfremden Büro beschäftigt? Sie haben einfach Interesse an der Verwaltung, an Menschen und Kundenkontakten?

Bewerben Sie sich, wir lernen Sie ein!

Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inklusive Lichtbild und unter Angabe Ihrer Gehaltsvorstellung senden Sie uns bevorzugt per E-Mail an

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oder per Post an

Hausverwaltung Potzler GmbH
Immanuel Deusch
Unertlstr. 39
80796 München