Eigentumswohnanlagen in Relation sehen
"Kosten im Griff - Wertsteigerung im Visier", das war das
Motto des Verwaltertags 2003
in München. Mit der Verwirklichung einer Datenbank, die
genau dieser Thematik Rechnung trägt, hat die Hausverwaltung Potzler GmbH voll
ins Schwarze getroffen und
den ersten Preis gemacht. Die
Redaktion des DIV sprach mit
Dipl.-Betriebswirt (FH) Markus Deusch, Geschäftsführer
der Firma mit Sitz in München.
Herr Deusch, was war der ausschlaggebende Punkt dafür,
ein System zu schaffen, mit
dessen Hilfe Sie die Verbrauchsdaten benchmarken
können?
Das Thema
Betriebskostenvergleich zwischen verschiedenen Objekten
lag uns schon lange am Herzen. Von Seiten der Verwaltungsbeiräte, Eigentümer,
aber auch Mieter wurde recht
häufig nachgefragt, wie die
Betriebskosten ihrer Wohnanlage bzw. ihrer Wohnung im
Vergleich mit anderen Wohnanlagen zu sehen seien. Es
ging uns aber auch darum, unsere Arbeit als Verwalter effizienter zu gestalten. Vor allem
noch wirtschaftlicher zu arbeiten. Je schneller und einfacher
Ausreißer in der Kostenstruktur identifiziert werden können,
umso besser. Umständliche
Vergleichsberechnungen
mit dem Taschenrechner, später
in Form von Tabellenkalkulation und Ähnlichem,
wurden mit unserer Datenbank
hinfällig. Auch das wiederholte, arbeitsintensive und
vor allem fehleranfällige Eingeben
von Arbeitsschritten
hat sich erübrigt.
Hatten Sie bereits zuvor
von einer ähnlichen Vorgehensweise
bei anderen
Hausverwaltungen gehört
und sich davon inspirieren
lassen?
Natürlich recherchierten wir im
Vorfeld im Kollegenkreis,
in der Literatur, aber auch
im Internet, ob es für das
Problem Benchmarken
von Eigentumswohnanlagen schon eine Lösung
gibt, wurden jedoch nicht fündig.
Von einer ähnlichen
Vorgehensweise, wie jetzt die von
uns realisierte Lösung darstellt,
ist uns nichts bekannt,
wir hoffen aber, mit diesem
Instrumentarium der Branche
insgesamt ein Werkzeug zu
liefern, mit dem die stetig
wachsenden Anforderungen
schneller und besser bewerkstelligt
werden können, als
dies bisher der Fall war.
Seit wann nutzen Sie die neue
Datenbank und wer hat sie für
Sie angelegt und mit Informationen gespeist?
Wir nutzen die Datenbank seit etwa einem
Jahr. Die Informationen, mit denen sie gespeist wurde,
stammen aus den Jahren 2000,
2001 und 2002. In der unter
einheitlicher Geschäftsführung stehenden
Olympiadorf-Verwaltungs GmbH (ODVG),
einer weiteren Verwaltungsgesellschaft, liegen die Daten
schon seit längerem in EDV-gerechter Form vor und konnten, nachdem sie anonymisiert
wurden, als "Grundausstattung" der Datenbank genutzt
werden.
Gibt es Kooperationen mit anderen Hausverwaltungen, die
Ihnen faktisch ihre Durchschnittswerte zur Verfügung
stellten und Sie diesen im Gegenzug die Vergleichswerte
aus Ihrer Firma?
Beim Start der Datenbank haben wir die
Werte aus dem Bestand von
drei Hausverwaltungen genutzt. Diese haben im Gegenzug die Möglichkeit, kostenlos
auf den Benchmark-Vergleich
zuzugreifen, sodass ich in diesem Zusammenhang durchaus von Kooperation sprechen
möchte. Nachdem die Datenbank in der Lage ist, eingegebene Daten dem zugrundeliegenden Datenpool hinzuzufügen, ist sichergestellt, dass dieser Datenpool ständig größer
und in seiner Aussagekraft aktuell ist. Wenn die Werte des
Jahres 2003 von uns in die Datenbank eingelesen sind, was
voraussichtlich im 1. Halbjahr
2004 geschieht, werden automatisch die Werte des Jahres
2001 aus der Datenbank entfernt. Beide Arten der Informationsgewinnung stellen die
Aktualität und eine sich stetig
vergrößernde Datenbasis sicher.
Nutzen andere Hausverwaltungsfirmen ebenfalls Ihre Datenbank und haben diese sich
finanziell an der Erstellung beteiligt?
An der Entwicklung hat sich finanziell
niemand sonst beteiligt. Die
Kosten wurden durch die
Hausverwaltung Potzler
GmbH gedeckt. Da uns zwei
weitere Verwaltungsfirmen
anonymisierte Daten kostenlos zur Verfügung stellten,
dürfen diese die Datenbank
ebenfalls nutzen und ihren
Kunden die entsprechenden
Vorteile weitergeben. Das System ist im Internet unter
www.hv-potzler.de verfügbar,
deshalb gehen wir davon aus,
dass zukünftig auch andere
Verwaltungsfirmen diesen
Service nutzen werden.
Was hat diese Entwicklung
effektiv gekostet?
Diese Frage ist ausgesprochen schwierig
zu beantworten, da in die Entwicklung nicht nur erfasste
und nachgewiesene Arbeitszeit innerhalb des Betriebs,
sondern auch viele Stunden in
der Freizeit investiert wurden.
So sind beispielsweise die gesamten Textblöcke, die ergebnisabhängig die schriftliche
Analyse bilden, in Wochenend- und Abendarbeit entstanden. Insgesamt betrachtet
dürften Kosten von etwa 3000
Euro realistisch sein.
Was gestaltete sich bei der
Realisierung doch schwieriger
als zunächst angenommen?
Beinahe jeder Verwalter nutzt eigene
Kontenbezeichnungen, hat eine eigene Systematik beim
Aufbau der Abrechnung und
muss häufig auch noch spezielle Wünsche bezüglich Kontenbezeichnung, Reihenfolge
der Konten und ähnliches seitens der Eigentümergemeinschaften berücksichtigen. Es
gibt deshalb Abrechnungen,
die mit 15 oder 20 Konten auskommen, andere Abrechnungen erstrecken sich teilweise
auf zwei bis drei Seiten mit 40
oder mehr Konten und Kontenbezeichnungen. Der eine
Verwalter bucht unter Grünund Außenanlagen alles, was
mit Grün- und Außenanlagen
zu tun hat, Rasenmäherbenzin, Reparaturen des Rasenmähers etc., ein anderer Verwalter verbucht diese Kosten
unter Hausmeistergerätschaften. Die Schwierigkeit für uns
bestand nun darin, die vielen
unterschiedlichen Kontenbezeichnungen, die unterschiedlichen Buchungsschemata etc.
einzelnen Kostengruppen zuzuordnen und damit eine auf
15 Positionen reduzierte, aber
dennoch aussagekräftige Übersicht zu erhalten.
Wie kommen Ihre Mitarbeiter
damit zurecht? Mussten Schulungen stattfinden, oder ist die
Nutzung der Online-Datenbank für die Nutzer selbsterklärend und intuitiv?
Durch die Reduzierung auf 15 Positionen kommen die Mitarbeiter
sehr gut mit dem Eingabeinterface zurecht. Jeder, auch der
Endkunde, kann die Daten
problemlos selbst eingeben.
Das Geheimnis liegt darin,
dass zu jeder Position ein umfangreicher Hilfetext sofort
und online verfügbar ist. In
dem Moment, in dem Sie mit
dem Mauszeiger auf das Symbol Fragezeichen bei einer
Kontenbezeichnung gehen,
erhalten Sie Beispiele, welche
Kosten in diesem Feld einzugeben sind. Somit ist jeder Eigentümer, jeder Mitarbeiter
und jeder Kollege, der eine
Abrechnung in Händen hält,
in wenigen Minuten in der Lage, alle
notwendigen Daten
zur Berechnung einzugeben.
Angenommen Sie führen eine
Betriebskostenanalyse durch.
Wie sieht das konkret für den
Kunden aus, welche Unterlagen stellen Sie ihm zur Verfügung?
Jeder Kunde der unseren Betriebskostenvergleich nutzt, erhält auf etwa 10 bis 15 Seiten eine individuelle Auswertung seiner
Situation im Vergleich zum
Datenbestand unserer Vergleichswohnungen. Das Ziel
unserer Arbeit ist es, jedem
Nutzer nun ein Werkzeug in
die Hand zu geben, mit dem er
seine Betriebskosten überprüfen und nach Möglichkeit senken kann. Deshalb erhält jeder
Kunde auch in leicht verständ-
lichen Worten zu jeder der 15
im Benchmarkvergleich einbezogenen Positionen Erläuterungen, Hinweise aus der Praxis und konkrete Ratschläge,
um in seiner Wohnanlage und
bezogen auf seine Wohnung
die Betriebskosten stabil zu
halten oder zu senken.
Sie sagen, die Nachfrage war
groß, die Betriebskosten der
Wohnanlage mit anderen Objekten vergleichen zu können.
Wird die Datenbank jetzt
auch entsprechend genutzt?
Unsere Kunden und Verwaltungsbeiräte
nutzen den Vergleich mit anderen Wohnanlagen gerne
und intensiv. Es sind ja nicht
immer nur die Gesamtzahlen
von Interesse, unser Benchmark bietet auch ganz konkrete Entscheidungshilfen im täglichen Geschäft. Ein Beispiel:
Soll eine Hausmeisterstelle
durch einen durch die Eigentümergemeinschaft angestellten Hausmeister in Vollzeit besetzt werden, oder doch
nur auf Teilzeitbasis? Oder
wäre es vielleicht besser, die
Stelle durch einen Hausmeister-Service zu besetzen? Neben vielen anderen Kriterien,
wie zum Beispiel der Verfügbarkeit des Hausmeisters, ist
die Frage der Kosten sicherlich ein ganz wesentlicher
Faktor. Durch die Datenbank
können die Beiräte und Eigentümer, die diese Frage entscheiden sollen, ein Kriterium,
nämlich die Preiswürdigkeit,
sehr schnell prüfen und bei
der Wahl der Besetzung der
Hausmeisterstelle berücksichtigen. Diese Vorteile werden
gerne angenommen und wir
sind sicher, dass auch Eigentümer in anderen, nicht von uns
verwalteten Wohnanlagen in
Zukunft vermehrt auf diese
Datenbank zugreifen werden,
nachdem wir mit der installierten Serverkapazität unter
www.hv-potzler.de nun auch
hohe Zugriffszahlen problemlos bewältigen können.
Was machen Sie mit dem
Preisgeld, das Sie gewonnen haben?
Ein solches Programm ist nur realisierbar,
wenn viele Köpfe daran beteiligt sind. In jeder Phase der
Entwicklung haben meine
Mitarbeiter den jeweiligen
Stand kommentiert und Verbesserungsvorschläge unterbreitet. Jeder hat ein Stück dazu beigetragen, Immobilienverwalter des Jahres 2003 zu
werden. Deshalb freuen wir
uns auch alle gemeinsam über
das Preisgeld und werden einen Teil für eine kleine Feier
verwenden. 500 Euro werden
wir der Hauner'schen Kinderklinik in München zukommen
lassen, was natürlich auch jeder Leser Ihrer Zeitschrift, ohne ein Preisgeld zu erhalten,
jederzeit ebenfalls tun kann.
Eine weitere "Spende" werden wir wohl zur Sanierung
des maroden Bundeshaushaltes in Form von Steuern leisten
müssen. Den verbleibenden
Rest investieren wir in die
Weiterentwicklung unserer
Datenbank und der notwendigen Hardware, da in unserer
Firma noch viele gute Ideen
für innovative Dienstleistungen auf ihre Umsetzung warten.
Interview: Ute Mai
Quelle: Der Immobilienverwalter 7/2003
Das Unternehmen
Gründung der Hausverwaltung Potzler GmbH:
vor über 25 Jahren
Schwerpunkt: Wohnungseigentumsverwaltung
im Großraum München
Mitarbeiter: inkl. dem Geschäftsführer 14 Voll- und Teilzeitbeschäftigte
Verwaltete Objekte: Bestand von rund 4500 Teileinheiten,
in der Mehrheit Eigentumswohnungen
(auch Garagengebäude, gemischt
genutzte Objekte und reine Mietobjekte)
Ausbildungsbetrieb: Ausbildungsleiterin ist Mitglied
des Prüfungsausschusses der Industrie- und
Handelskammer in München.
Einheitliche Geschäftsführung: mit der Olympiadorf
Verwaltungs - GmbH, die mit denselben
hausinternen Qualitätsnormen rund 60 Prozent
des Olympischen Dorfes in München verwaltet
Benchmark-Datenbank: die zugrundeliegenden
Ausgangswerte stammen aus anonymisierten
Abrechnungsergebnissen des Verwalterbestands
der ODVG, der HV Potzler und von Verwalterkollegen.
Geschäftsführer: Markus Deusch ist regelmäßiger
Referent bei Weiterbildungsveranstaltungen,
u.a. dem Bauzentrum in München
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